Teresa Almeida d'Eça
| FUNÇÕES
BÁSICAS DO EMAIL (Parte
1)
Teresa Almeida d'Eça |
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Capítulo online que acompanha O E-mail na Sala de Aula. Porto Editora, 2002. | ||
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"A comunicação é a chave da Educação, da compreensão e da paz." (James Bryce)
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| Parte 1
O que é um endereço electrónico?
Particularidades de uma mensagem
Parte 2
Como organizar o email: conselhos práticos
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Parece-me que esta citação [1] se integra perfeitamente naquilo que me proponho tratar neste capítulo: o funcionamento do email, uma faceta indispensável para compreender como tirar dele o máximo proveito possível a nível da prática lectiva. Creio que um dos melhores aproveitamentos pedagógicos que se pode fazer do email é usá-lo para pôr os alunos a comunicar, fomentando o diálogo, o intercâmbio, a troca, a colaboração e a partilha de ideias, vivências, modos de estar na vida, maneiras de pensar e de ver as coisas. Por outro lado, acredito que o diálogo pode gerar um melhor conhecimento e entendimento entre as pessoas e culturas diferentes, mais tolerância e compreensão que, sinceramente espero, contribuam para uma sociedade mais equilibrada e pacífica, em última análise, para um Mundo melhor.
O que é um endereço electrónico? Nada mais que a localização exacta, num servidor situado algures no ciberespaço, de uma caixa (= espaço) de correio electrónico única e individual que é atribuída a cada utilizador que a solicite pela respectiva instituição ou empresa fornecedora de acesso à Internet. Em termos de fornecedores destes serviços, a escolha é variada, sendo uns gratuitos, outros pagos. Todos nós que habitamos um determinado espaço físico no mundo temos um endereço postal para onde é remetida a correspondência que nos é enviada por correio normal. Esse endereço equivale à nossa localização exacta num determinado espaço físico, real e terrestre. Uma conta de correio electrónico equivale ao mesmo, mas num espaço virtual. Ela identifica com precisão o espaço reservado a um utilizador específico num determinado servidor, para onde são remetidas e onde ficam depositadas todas as mensagens electrónicas vindas de outros computadores e dirigidas a esse utilizador. Esse servidor pode estar localizado em qualquer ponto do nosso planeta, próximo ou distante do nosso local de residência/trabalho, e faz parte integrante do mundo interminável e impalpável das redes de computadores espalhadas pelo mundo. A título de exemplos elucidativos, pode-se residir na costa leste dos Estados Unidos da América e ter o endereço de email num servidor algures na costa oeste; ou viver nos arredores de Lisboa e ter um endereço de email localizado na Alemanha; ou trabalhar no Egipto e ter um endereço de email da Universidade do Hawai'i. Estas são (ou já foram) situações de amigos-colegas. Como se vê, qualquer variante é possível, e a distância e localização geográfica não constituem problema! Um endereço de email divide-se em duas partes fundamentais: utilizador@domínio - a que se encontra à esquerda do @ (diz-se arroba em Português, at em Inglês) e a que se encontra à direita. O @ é o símbolo-aviso de um endereço de email. À esquerda do @ fica a identificação pessoal e única do utilizador (username, userid ou account name) como cidadão da Internet (netizen), que pode ser um conjunto de letras ou números, ou um misto de letras e números. Como não é prático memorizar letras e/ou números, e pode ser confuso para quem d(it)amos o endereço, é natural que o queiramos personalizar, convertendo-o num nome ou alcunha da nossa escolha, de modo a torná-lo mais amigável e facilmente reconhecível pela família, amigos e colegas. No meu caso, rdd27429 foi convertido em tmvaz [2]. À direita do @ fica o sistema de nome de domínio (domain name system), a parte que representa e localiza o computador que envia e recebe as mensagens de cada utilizador. Geralmente, inclui o nome da instituição ou empresa que presta o serviço seguido de uma extensão, que tanto pode representar um tipo de entidade [3] como a abreviatura do país (pt no caso de Portugal). O domínio pode ainda conter a indicação do tipo de serviço a que se destina o servidor (mail: correio). Os nomes de cada domínio (domain) são separados por um . (diz-se ponto em Português, dot em Inglês). A título de exemplo, analisemos o meu endereço de email, tmvaz@mail.telepac.pt, que em gíria electrónica se lê tê éme vaz arroba mail ponto telepac ponto pê tê. À direita de @, mail indica que o servidor se destina a correio electrónico. Esse servidor foi criado e é mantido por uma empresa chamada telepac, que está localizada em pt, Portugal. Como facilmente se pode ver, à direita do @, a informação é dada do particular (domínio mais pequeno - mail) para o geral (domínio maior, mais abrangente, pt). Cada país tem o seu código próprio, chamado código de país ou zona, com apenas duas letras. No entanto, ele não é um elemento obrigatório dos endereços. Para uma lista completa, pode consultar ISO Country Codes (Anne E. Shroeder, Webmaster da Internet Society [ISOC]). Todos sabemos que um erro num endereço postal pode causar desvios, atrasos na entrega, devoluções ou mesmo extravios. Um engano num endereço de email, por pequeno ou irrelevante que nos pareça (a troca ou omissão de uma letra é o suficiente), significa a devolução (bounce) instantânea (ou quase) da mensagem juntamente com um texto do Postmaster que define o tipo de erro ocorrido. A localização geográfica do servidor e distância a que servidor e computador pessoal se encontram um do outro não têm propriamente significado ou influência no acesso à caixa de email. Esteja ela perto ou longe de casa, o acesso ao seu conteúdo é permanente, '24/7/365' - vinte e quatro horas por dia, sete dias por semana, trezentos e sessenta e cinco dias por ano. Para quem se desloca com maior ou menor frequência para fora do seu local habitual de residência/trabalho, dentro ou fora do país, este acesso contínuo, quando e onde quer que estejamos, representa uma extrema maleabilidade, funcionalidade e comodidade do ponto de vista pessoal e profissional. No entanto, é no factor tempo/rapidez que se encontra a grande diferença entre o correio normal e o correio electrónico, bem como a mais-valia deste. Uma carta para qualquer ponto do país enviada por correio azul deve ser entregue em 24 horas. Uma carta para o estrangeiro enviada por correio expresso (EMS) deve levar 2 dias. Uma mensagem de email é geralmente depositada na caixa de correio do destinatário numa fracção de segundos. E a resposta pode chegar numa questão de minutos ou poucas horas, dependendo do tipo de ligação à Internet que o receptor tem (se for permanente, pode haver um toque de aviso quando chega correio), da sua disponibilidade e interesse para responder, e até da diferença horária que possa existir. Se no momento em que estou a escrever (fim da manhã) enviasse uma mensagem para a costa leste dos Estados Unidos, já podia receber uma resposta, mas se fosse para a costa oeste, ainda estariam todos a dormir.
Iniciar o Outlook Express O Internet Explorer 5 vem com uma versão mais simples, leve (lite) ou reduzida do Outlook, conhecida por Outlook Express, daí que haja uma certa confusão na relação entre uma e outra (Nelson 103). O Outlook Express contém um programa de email e um newsreader, um programa de leitura de mensagens/artigos de grupos de notícias e discussão (newsgroups). A diferença básica entre ambos os programas é a seguinte: no email, as mensagens são enviadas para a caixa de correio pessoal de cada utilizador, onde ficam depositadas até ser feito o download para o computador pessoal; nos newsgroups, as mensagens são enviadas para um determinado servidor ao qual o utilizador se liga para ler as mensagens on line. Vamos agora tratar de algumas funções essenciais do email recorrendo a imagens de janelas para visualizar uma tarefa fácil, que se aprende em muito pouco tempo, e que me parece bastante amigável e intuitiva para qualquer principiante. O que é preciso fazer para enviar uma mensagem ou ir ver se há correio? Naturalmente que é necessário abrir a aplicação, o Outlook Express, para entrar nela, à semelhança do que se faz para usar um processador de texto, uma folha de cálculo ou um programa de apresentações. Há, pelo menos, três maneiras de abrir o Outlook
Express. Ligue o computador e aparece-lhe o ecrã inicial ou Ambiente de
Trabalho (Desktop) com uma série de ícones, geralmente dispostos
ao longo da margem esquerda. Se o Ambiente de Trabalho tiver o ícone do
Outlook Express
Arraste o rato para cima até à opção Programas (Programs). Sem largar o rato, arraste-o para a direita e aparece logo uma segunda caixa com novas opções. Arraste para baixo até Outlook Express, onde faz um clique. Eis que se abre a sua aplicação de email e que deve encontrar uma janela semelhante à seguinte:
Como trabalho com software em Inglês, todas as figuras incluídas têm a terminologia inglesa. No texto, uso sempre a palavra portuguesa a negrito seguida da inglesa em itálico. Por uma questão de comodidade, creio que vale a pena configurar o Outlook Express para abrir, por defeito/definição (default), na pasta Entradas (Inbox). Para tal:
Concluído o procedimento, vê uma janela parecida com esta:
Quando abre a pasta Entradas 'pela primeira vez', repare que ela contém uma mensagem da Microsoft, que pode manter ou apagar. À medida que começa a receber mensagens, é nesta pasta que elas dão entrada e aí ficam depositadas até lhes dar outro rumo: mudá-las para uma pasta específica, caso seja necessário guardá-las (sou perita nisso! guardo tudo! deve ser influência do meu signo!!), ou apagá-las quando não têm interesse. O Outlook Express contém duas barras: a Barra de Menus (em cima) e a Barra de Ferramentas com ícones (logo por baixo), como pode ver a seguir:
Para quem tem uma ligação de acesso à rede (dial-up connection), em que se pagam todos os segundos/ minutos/horas que a linha telefónica é utilizada, logicamente que a fase de preparação das mensagens deve ser feita offline, isto é, sem estar ligado à Internet de modo a evitar gastos desnecessários. Mais adiante, veremos que, a nível de escola, o caso é semelhante, ou seja, também se deve optar por fazer o máximo de trabalho offline, não propriamente por uma questão de minimizar gastos, visto que a linha pode funcionar 24 horas por dia sem custos adicionais, mas por uma questão de racionalizar e rentabilizar recursos. É perfeitamente desnecessário e insensato tirar a vez a pessoas que precisam da Internet para consulta, por exemplo, quando apenas necessitamos da rede pontualmente para enviar mensagens (caso do email) ou quando precisamos de fazer o upload de um ficheiro para um determinado site. Chegou o momento de abrir uma mensagem nova e ver as partes principais que a compõem, para depois irmos ver como se prepara uma mensagem para ser enviada.
Clique no botão Novo correio ou Nova mensagem (New Mail) da barra de ferramentas e aparece-lhe uma janela semelhante à seguinte:
Observe-a e veja que o Painel de cabeçalho (Header pane) [4] se situa por baixo das barras de menus e de ferramentas, sobre um fundo cinzento, e que é composto por três campos:
No campo Para:, insere-se manualmente ou através do Livro de Endereços (Address Book) [5] o endereço electrónico ou o nome do (grupo) receptor da mensagem. O nome da pessoa fica sublinhado e representa o endereço electrónico da pessoa em questão. O nome do grupo fica sublinhado e a negrito. No campo Cc:, insere-se manualmente ou através do Livro de Endereços o endereço de email da pessoa ou grupo receptor, ou o nome da pessoa ou pessoas para quem queremos enviar uma cópia da mensagem. Acabámos de ver que o campo Para: pode ser preenchido através do Livro de Endereços. Quando assim é, surge no lado direito da caixa de diálogo que se abre, por baixo de Para: e Cc:, um terceiro elemento, Bcc: (Blind Carbon Copy = duplicado invisível). O que é que isto significa? Por um lado, que é possível mandar uma cópia de uma mensagem para n pessoas sem que cada receptor tenha conhecimento dos outros, porque no exemplar que cada um recebe aparece unica e exclusivamente o seu nome. Os restantes ficam ocultos! É muito útil quando se mandam mensagens para grupos particularmente grandes, pois em vez de receber páginas de endereços dos outros receptores (como acontece nos campos Para: e Cc:), a lista fica invisível! Como é que se envia uma mensagem para destinatários invisíveis? Em Para:, ponha o seu nome ou endereço de email, o que significa enviar a mensagem para si próprio (dando-lhe uma garantia de que foi enviada e de que ela não contém listas intermináveis de endereços). Em Bcc:, insere os nomes, um a um ou como endereço de grupo, das pessoas que quer que recebam a mensagem. Quando cada um desses receptores abre a sua mensagem, não tem, como referi acima, listagens intermináveis de nomes de outros receptores. No campo Assunto:, escreve-se uma palavra ou frase curta, sucinta, incisiva, apelativa e/ou chamativa que dê uma ideia do conteúdo da mensagem.
Porquê uma frase chamativa ou apelativa no Assunto? Exactamente para que capte a atenção do destinatário e seja lida! É esse o objectivo principal de quem manda a mensagem, não é? No caso de pessoas que recebem poucos emails por dia, este aspecto não tem propriamente relevância. Mas para quem recebe dezenas ou centenas, ele é o elemento que pode fazer a diferença entre a mensagem ser lida, esquecida ou apagada de imediato. Ainda há dias enviei uma mensagem para um grupo de colegas americanas que conheci num congresso em Pittsburgh e com as quais não queria perder contacto. O assunto foi: "warm greetings from Portugal :-) ". O facto de estar a palavra Portugal deve ter sido o suficiente para chamar a atenção para mim e começar a receber respostas. De facto, fui a única estrangeira naquele evento. Acabámos de ver o essencial do painel de cabeçalho. Estamos prontos para passar para a área de texto. Para tal, prima a tecla Tab ou faça um clique com o rato em cima da própria área. De seguida, comece a escrever o texto como se estivesse a escrever num documento Word. Caso esteja a escrever em texto simples (plain text), não pode formatar o que escreve, isto é, não pode pôr palavras em itálico ou a negrito, por exemplo. Mas pode fazê-lo se escrever em formato html. Neste caso, tem acesso a sublinhados, itálicos, negritos, bullets, etc. Depois de concluir o texto, escreva uma saudação de despedida e assine o seu nome ou alcunha. Por vezes, recebo mensagens sem a identificação do emissor no final do texto. Embora eu saiba a proveniência pelo painel de cabeçalho da pasta A receber (Inbox), ou quando abro a janela da mensagem para a ler, acho que identificarmon-nos no final do texto, tal como se faz numa carta, postal ou telegrama, é uma regra básica de boas maneiras (netiqueta) que deve ser seguida. Os procedimentos que acabámos de ver - um destinatário e um texto - são semelhantes aos de uma carta ou postal. E o remetente? Ora bem, se no caso do correio normal o remetente não é obrigatório (embora na prática seja um elemento aconselhável, pois evita ou facilita os procedimentos em caso de eventuais problemas), no email é! No entanto, não temos a noção dessa obrigatoriedade, porque o programa de email está configurado para inserir esse campo automaticamente, embora ele fique oculto para o emissor. De facto, ele só aparece quando o destinatário recebe a mensagem. Apesar da invisibilidade, o automatismo da configuração é muito prático para o emissor, pois impede esquecimentos. O Outlook Express pode ainda inserir automaticamente o dia da semana, a data e a hora em que a mensagem é enviada, desde que esteja configurado para isso. Mas, à semelhança do remetente, esses elementos também só são visíveis no destino. Por último, se por acaso se esquece de pôr o nome/endereço do destinatário, o programa avisa-o abrindo uma caixa de diálogo que diz: "Esta mensagem não pode ser enviada. Tem de especificar um receptor." ("This message could not be sent. You must specify some recipients for the message.")
Terminada a mensagem, é o momento de a remeter para a pasta A Enviar (Outbox) de modo a estar pronta para seguir para o destino. No extremo esquerdo da barra de ferramentas existe o botão Enviar (Send). Faça um clique e verá que, no painel vertical das pastas, localizado no lado esquerdo da janela, as letras da pasta A Enviar ficam a negrito, acompanhadas do número 1 a azul e entre parênteses (1). Este número vai incrementando à medida que remeter para lá outras mensagens, antes de as fazer seguir para os respectivos destinos. Quando acaba de escrever todas as mensagens que tem para mandar, o que deve fazer? Vá com o rato à barra de ferramentas (ver Fig. 4) e faça um clique no botão Enviar/Receber (Send/Receive). Caso tenha uma ligação de acesso telefónico à rede, aparece-lhe uma caixa de diálogo, semelhante à seguinte, para dar início à ligação.
Clique em Ligar (Connect). Daí para a frente, o processo deve estar automatizado. Caso trabalhe com acesso permanente a um servidor (ligação rápida, por cabo ou ADSL, por exemplo), quando clica no botão Enviar, é possível que nem se aperceba do envio tal é, em geral, a rapidez deste automatismo.
Para se desligar da Internet, vá à barra de tarefas ao
fundo do ecrã onde, no lado direito, existe um ícone com dois
computadores parcialmente sobrepostos que acendem e apagam
A abertura desta caixa de diálogo em qualquer momento da sua permanência on line é uma maneira prática de ver há quanto tempo está ligado, sem necessidade de interromper a ligação.
Suponha que está em casa e não tem mensagens para mandar, mas precisa de ver se tem correio. Logicamente que tem de se ligar à Internet. Para tal, inicie o Outlook Express e clique no botão Enviar/Receber na barra de ferramentas. Aparece-lhe a caixa de diálogo Ligação de acesso à rede telefónica. Clique em Ligar, aguarde que a ligação se faça e que a configuração automática mostre uma segunda caixa de diálogo com o número de mensagens que tem para receber e uma barra azul a correr da esquerda para a direita à medida que cada mensagem entra no seu disco. (Quando não tem correio, ela desaparece imediatamente.) Despois, desligue-se da Internet e faça as suas leituras offline.
Uma vez que acabou de receber novas mensagens na pasta A receber, seleccione-a (caso ainda não o tenha feito) e veja que os conteúdos estão distribuídos por dois painéis horizontais ou verticais (consoante a disposição [layout] que escolheu) imediatamente à direita da lista de pastas: o Painel de cabeçalho (Header pane) em cima e o Painel de pré-visualização (Preview pane) em baixo (ver Fig. 3). O painel de cabeçalho contém dados relevantes sobre as mensagens: o nome do remetente, o assunto, a hora e data em que a mensagem foi recebida. As duas primeiras informações são suficientes para nos levar a três acções possíveis: ler de imediato, adiar a leitura ou eliminar a mensagem. Para ter uma ideia do conteúdo de cada mensagem, seleccione-a no painel de cabeçalho e olhe para o painel de pré-visualização. Se quiser abrir uma janela para cada mensagem, faça um duplo clique em cima da mensagem no painel de cabeçalho. Após a leitura, pode fechar ou minimizar a janela, como preferir, antes de repetir o procedimento para abrir a seguinte.
Tem duas maneiras simples de abrir a janela da mensagem para escrever a resposta:
Existe uma terceira maneira, embora menos prática e transparente:
Em qualquer destes três procedimentos, quando se abre a janela da mensagem, os campos Para: e Assunto: no cabeçalho já estão preenchidos. Por definição, numa mensagem de resposta, o campo Assunto: assume o mesmo texto da mensagem original precedido de Re:, que significa 'Respeitante/referente a' (Re: encontro no Porto) e indica tratar-se de uma resposta. Por outro lado, no princípio da área de texto aparece também, por definição [6], o título Mensagem Original seguido de elementos de identificação (De, Para, Enviada (data) e Assunto, o mesmo texto da mensagem enviada mas precedido de Re:) seguido do texto integral da mensagem a que estamos a responder. Escreva o seu texto 'acima' do texto original da mensagem recebida. Se considera que a mensagem original não tem interesse para a resposta, elimine-a completamente. (Pode também optar por abrir uma mensagem nova fazendo referência ao assunto a que está a responder no início do texto a fim de situar o receptor.) No entanto, se considera que interessa inserir comentários no texto original, vá eliminando as partes da mensagem original que não interessam e escrevendo o seu comentário logo a seguir. Parece-me aconselhável deixar 2-3 espaços antes do próximo pedaço de texto original para indicar que terminou o comentário e evitar confusões com o que se segue. Por definição, numa mensagem de resposta, cada linha do texto original fica precedido de > quando escreve em 'texto simples', e de uma linha vertical negra (|) ao longo de toda a margem esquerda do texto quando escreve em formato html. Terminada a resposta, clique no botão Enviar (Send) da barra de ferramentas. Se estiver a trabalhar offline, a mensagem vai para a pasta A enviar e só segue para o destino quando estabelecer a ligação ao ISP e premir o botão Enviar/Receber. No entanto, se estiver ligado à Internet e tiver activado a opção Enviar mensagens imediatamente (Send messages immediately) localizada no menu Ferramentas, Opções, separador Enviar, o Outlook Express envia a mensagem imediatamente.
Outras funções do email
Se pretende guardar uma mensagem que chegou ou enviou,
Guardar mensagens é útil quando fazemos uma limpeza grande às pastas e queremos ficar com determinadas mensagens arrumadas em pastas específicas fora do Outlook Express; ou quando subscrevemos listas de discussão e nos interessa ficar com mensagens sobre determinado assunto, eliminando as restantes. Por outro lado, pode dar-se o caso de estar a escrever uma mensagem e ter de interromper o trabalho. Para não correr o risco de a perder, clique em Guardar (Save) no menu Ficheiro e a mensagem é automaticamente guardada na pasta Rascunhos (Drafts), estando pronta a ser terminada e enviada quando lhe for oportuno (seguindo os procedimentos idênticos aos de uma mensagem nova). Quando quer reabri-la, faça um clique na pasta Rascunhos seguido de um duplo clique sobre a mensagem, a fim de abrir a janela e continuar o seu trabalho. Se clicar inadvertidamente no botão Fechar janela (Close), por definição o Outlook Express abre uma caixa de diálogo que pergunta: "Deseja guardar as alterações feitas nesta mensagem?" ("Do you want to save the changes to this message?"). Se responder "Sim" ("Yes"), a mensagem é guardada novamente na pasta Rascunhos. Se responder "Não" ("No"), ela desaparece. Se escolher "Cancelar" ("Cancel"), a mensagem mantém-se aberta para poder continuar a escrever.
É natural precisar de imprimir mensagens enviadas ou recebidas. Para isso,
Seleccione (ou abra) a mensagem que quer apagar e:
Em qualquer dos casos, a mensagem desaparece de imediato. Quando quer apagar uma série de mensagens seguidas, seleccione a primeira, depois prima a tecla Shift e clique com o rato na última mensagem a apagar. Largue a tecla e o rato. Repare que todas elas ficam seleccionadas a azul escuro. Elimine-as de uma das formas que acabámos de ver. Se pretender eliminar mensagens alternadas, não seguidas, seleccione a primeira mensagem com um clique do rato. Depois, prima a tecla Ctrl e com o rato vá fazendo um clique em cada uma das outras mensagens. Terminada a lista, largue a tecla e o rato, e elimine-as como desejar.
Por vezes, tem interesse dar a conhecer a outra(s) pessoa(s) uma mensagem recebida, ou parte dela. Em vez de fazer um trabalho de cópia e colagem para uma nova mensagem, é preferível, porque mais simples, seleccionar a mensagem e,
De imediato, abre-se a janela da mensagem original. Preencha apenas o campo Para:, pois repare que o campo Assunto: já está preenchido com a palavra/frase original precedida das letras Fw:, precisamente para indicar que se trata de um reencaminhamento. Na área do texto pode escrever umas palavras ou um comentário antes da mensagem original, ou deixá-la seguir tal como está. Por fim, clique no botão Enviar para pôr a mensagem na pasta A Enviar. Por definição, cada linha do texto das mensagens reencaminhadas é precedida do símbolo >. Ora, se fizermos vários reencaminhamentos (como no caso de mensagens em cadeia, de que não gosto e concordo que se devem evitar), acabamos por ter tantos símbolos > quantos os reencaminhamentos feitos, geralmente dando origem a uma apresentação desorganizada e confusa do texto. Quando o texto original tem interesse ou piada, o que geralmente faço, para lhe dar uma apresentação agradável, é copiá-lo para um documento Word. Aí, apago todos os elementos desnecessários, formato-o, se for necessário, e gravo-o. Fica pronto para mandar como ficheiro anexo.
Anexar um ficheiro a uma mensagem é um dos atributos que maior flexibilidade imprime ao email, pois não há nada mais prático e funcional que poder partilhar documentos com outras pessoas, sejam eles de que tipo forem: audio, vídeo, gráfico ou texto. Ainda há dias (relativamente ao momento em que escrevo (primeiro semestre de 2001), a minha amiga Clarinha me pediu que lhe mandasse umas fotografias da minha estadia em Pittsburgh para pôr na sua página Web. Como tirei fotos com uma máquina normal, tive de fazer a digitalização (scan) das fotos e depois anexei-as a duas mensagens, embora pudesse ter mandado tudo numa só. Não o fiz, porque tornava a mensagem demasiado pesada e o processo de envio e recepção mais moroso. Ontem recebi uma mensagem de uma organização a pedir o envio urgente de uma determinada documentação. Preparei tudo no computador, escrevi um texto breve, anexei os ficheiros dos respectivos documentos e enviei como se envia um email normal. Como é que se inclui um anexo ou ficheiro anexo? Abra uma mensagem nova, preencha os campos Para: e Assunto: do cabeçalho, e escreva o texto. Para anexar o ficheiro (que também pode ser anexado antes de inserir o texto), tem de saber em que pasta está guardado. Depois, siga o processo mais simples:
Como segunda alternativa:
Como terceira alternativa:
Se pretende enviar mais que um ficheiro, repita um destes três procedimentos (já que todos vão dar ao mesmo fim), de preferência o primeiro, que me parece o mais simples, as vezes que forem necessárias até transferir todos os ficheiros pretendidos. No entanto, não convém 'sobrecarregar' a mensagem, pois quantos mais ficheiros, mais tempo leva o envio e a recepção.
Nos círculos académicos, é muito vulgar inserir uma assinatura, um pequeno texto de 4-6 linhas contendo o nome do utilizador, o cargo que desempenha, o nome da instituição, o endereço de email e o endereço da página pessoal na Web. A assinatura pode ser inserida automaticamente pelo programa desde que devidamente configurado. Bard Williams diz que esta assinatura equivale a um cartão de visita pessoal de que podem ainda constar, facultativamente, a morada, o número de telefone, [o fax e o voice mail]. Para além destes elementos, há quem termine a assinatura com uma frase de alguém célebre (devidamente identificada), uma frase original reveladora da nossa personalidade ou algo que nos toca. Ou até com uma imagem criada com caracteres ASCII (Williams 129-30). Tenho encontrado frases muito curiosas, mas poucas imagens. Como é que se cria uma assinatura que é inserida automaticamente em todas as mensagens? É simples, não dá trabalho e é útil. Siga os seguintes passos:
Deste modo, a sua assinatura é inserida em todas as mensagens que envia, a que responde ou que reencaminha. Se preferir incluir a assinatura apenas em determinadas mensagens, deixe desactivada a opção Adicionar assinaturas a todas as mensagens a enviar e faça-o manualmente apenas quando achar necessário.
Para 'inserir' a assinatura (manualmente) numa mensagem nova,
É aconselhável deixar sempre umas linhas de intervalo entre o texto e a assinatura.
Particularidades de uma mensagem A função básica e aquilo que faz do email um meio de comunicação espantosamente popular é a sua capacidade de efectuar intercâmbios rápidos e económicos de mensagens breves entre utilizadores: pessoas de família, amigos, colegas ou até estranhos! As mensagens são geralmente escritas numa linguagem bastante informal, simples e telegráfica. Contudo, nada impede que os textos sejam mais longos, ao estilo de uma carta. Mark Warschauer (1995) diz que o registo de uma mensagem se situa entre a formalidade da escrita tradicional e a espontaneidade da fala (2). Concordo no que respeita à generalidade das mensagens, o que não invalida que a linguagem seja correcta e, de preferência, sem erros ortográficos, tão próprios de quem escreve a correr e não faz uma revisão. No entanto, o estilo muda consoante a finalidade da mensagem e até, segundo li recentemente, consoante é homem ou mulher a escrever. Para N. Maynor (1994) [7], o email tem sido representado como uma convergência das modalidades escrita e oral. Algumas das características que assemelham a escrita de um email mais à oralidade são a falta de capitalização (para quem assim escreve), o uso de ícones, a utilização da escrita simplificada ou fonética, e a pontuação, especialmente pontos de exclamação (González-Bueno 7 de 17). Para outros (Van Handle e Corl, 1998) [8], ele é uma "conversa desacelerada" que pode constituir um primeiro passo para uma discussão presencial na aula e para textos escritos mais estruturados e elaborados (Gonglewski, Meloni e Brant 3 de 13). Kaitlin Duck Sherwood (também conhecida por Ducky), uma engenheira que virou autora, considera que, como o tempo de resposta de uma mensagem electrónica pode ser muito rápido, a linguagem do email está mais próxima de uma conversa do que meios tradicionalmente baseados no papel. "Num documento em papel, é essencial tornar tudo totalmente claro e sem ambiguidades, porque o nosso público leitor pode não ter oportunidade de pedir um esclarecimento. Com documentos de email, o receptor pode fazer perguntas de imediato. Logo, o email tende a ser, como a conversação, mais abandalhado do que comunicações em papel" (secção "What Makes Email Different?" [9]). Apetece-me perguntar-lhe (na brincadeira, evidentemente): "Será que um simples recado escrito num papel tem de estar numa linguagem impecável pelo facto de ser em papel?!" Ora bem, aquilo que pretendo realçar é que não devemos 'abandalhar' a escrita devido à rapidez e informalidade do meio à disposição, ou porque o interlocutor tem a hipótese de esclarecer dúvidas. Nem oito, nem oitenta! Acima de tudo, parece-me que deve reinar o bom senso. Além disso, é muito desagradável receber uma mensagem, por curta e insignificante que seja, cheia de erros. Talvez haja aqui uma certa deformação profissional, pois sempre defendi que qualquer professor de qualquer disciplina deve dar atenção à ortografia dos alunos. Como se pode ver, as opiniões têm pontos comuns e divergências, e é saudável que assim seja. Significa que não há verdades absolutas, muito menos no caso do email. Antes de ter começado a utilizar o email, a minha ligação com a escrita vinha diluindo com o passar do tempo. Na primeira metade da década de noventa, quase que se resumira a uns tantos cartões de Natal. Tal foi a 'preguicite' que me atacou, possivelmente resultante de uma certa perda de identificação com a escrita manual ou, quem sabe, devido ao período mais ou menos longo que mediava entre o envio da carta e a recepção da resposta, que gradualmente me fui distanciando dela ao ponto de ser um sacrifício escrever uma carta. O aparecimento do email na minha vida, por motivos académicos, provocou uma reviravolta total. Passei a escrever muito mais do que alguma vez escrevi e a sentir um novo entusiasmo pela escrita. Talvez se tenha tornado mais fácil e prático carregar em teclas do que pegar numa caneta e desenhar letras; ou talvez tenha ficado encantada com a velocidade com que se envia e se pode receber uma resposta, melhor, com a sensação de proximidade com o interlocutor. As minhas mensagens tanto são textos lacónicos de resposta a uma questão ou de envio de uma informação, como são textos longos em que descrevo viagens/estadias, desenvolvo uma visão pessoal, faço um desabafo, troco ideias com colegas e/ou peço sugestões, etc. Qualquer que seja o estilo, tenho sempre a preocupação de reler e fazer uma revisão ortográfica antes de clicar no botão Enviar. Assumi isso como regra básica, como sempre fiz na correspondência normal, mesmo num postal, e creio que deve ser interiorizada por todos em prol de uma escrita correcta, mas sobretudo como forma de combate ao facilitismo e abandalhamento ortográficos em que me parece estarmos a cair! Receio que os próprios telemóveis, com as facilidades que dão em termos de mensagens, venham a contribuir para uma linguagem cada vez menos cuidada. Nem de propósito, acabei de receber uma mensagem do meu filho mais novo, que dizia: "Mae tenho pouca bateria por isso ñ me ligue! é so para dizer ke tou a apanhar o kim pa ir pa a avo! beijinhos." Para simplificar e apressar a escrita de uma mensagem, estamos a cair em demasiadas abreviaturas do tipo pa (para), k(e) (que), etc, mais próprias e compreensíveis num meio necessariamente rápido como é o chat, a conversa em tempo real.
Naturalmente que o que acabei de dizer não significa que se ponham de lado os acrónimos, uma simplificação da linguagem, formalmente aceite. Consistem nas letras iniciais de cada palavra de uma expressão. Nem tão-pouco que se rejeitem os smileys ou emoticons: that Internet feeling, como diz Bard Williams (132). Estou a referir-me aos ícones de emoções e símbolos de acções, uma combinação de sinais de pontuação e letras que, quando inclinamos a cabeça para a esquerda, podem representar um sorriso:-), um ar amuado/triste/zangado :-( ou um piscar de olhos ;-), etc. Por que razão apareceram estes ícones? Fundamentalmente, para preencher lacunas sentidas quando se escreve no mundo virtual, onde existem limitações de expressão dada a impossibilidade de usar linguagem oral, corporal e gestual, e expressões faciais. Os ícones de emoções tornaram-se particularmente úteis para exprimir sentimentos e emoções, manifestar humor ou sarcasmo, transmitir ideias e estados de espírito, ou simplesmente representar figuras tão conhecidas como o Papa ou o Pai Natal! Mas não existem apenas ícones. À semelhança dos textos dramáticos, onde é essencial dar indicações aos actores sobre como (re)agir (geralmente postas entre parênteses), também no email é possível incluir expressões faciais, gestos corporais ou acções pondo o texto entre <> ou ::, tais como <sorriso irónico>, <a corar>, ou ::vou à cozinha buscar um café:: (Sherman 90). No nosso país, não me parece que os acrónimos sejam muito usados neste tipo de meio. Sem dúvida que são muito menos divulgados que os smileys/emoticons mais conhecidos. Uma breve vista de olhos pelo prontuário confirmou-me a ideia que tinha: existem inúmeras abreviaturas a nível de escrita técnica/comercial, mas quase nenhumas a nível de escrita pessoal ou social. Entre os exemplos mais conhecidos, incluo: OVNI (objecto voador não identificado), PMP (por mão própria), TV (televisão), VIP (do Inglês very important person/people, pessoa/s muito importante/s), RSFF (responda se faz favor), ou VSFF (vire/volte se faz favor). Creio que a utilização dos acrónimos de uma forma mais generalizada no email é uma questão de tempo, pois é prático. Como existem vários em Inglês, que não têm equivalente em Português, por que não começar a traduzi-los e a divulgá-los? Ou por que não inventar outros? É tudo uma questão de imaginação lógica ou de lógica imaginativa! Em vez de escrever 'a propósito', por que não digitar apenas AP (o equivalente anglófono de BTW, by the way)? E em vez de 'logo que possível', por que não apenas LQP (ASAP, as soon as possible)? Se estamos a dar uma receita, em vez de 'quanto baste' por que não usar QB (como vem em muitos livros de cozinha)? Os americanos recorrem frequentemente aos acrónimos, pois têm a cultura da simplificação. Ora, para quem manda muitas mensagens, parece-me realmente prático. E nada tem a ver com erros ortográficos ou com novas grafias. São aspectos bem distintos! Nas mensagens que recebo, já tenho esbarrado com acrónimos desconhecidos. Lembro-me de em tempos ter perguntado a um colega de uma lista de discussão o que significava o HTH que ele escrevia antes de assinar o nome. Simples! Como as listas servem, entre outras coisas, para trocarmos e transmitirmos ideias e sugestões, é um comentário final com um sentido positivo: Hope this helps! E por que não adoptarmos o equivalente EQA (Espero que ajude)? Ou por que não OA (obrigado antecipadamente) como sinónimo de TIA (thanks in advance)? Ou mesmo OPA (obrigado por agora)? Ou ainda NMO (na minha opinião), ou NMMO (na minha modesta opinião) como sinónimos de IM(H)O (In my (modest) opinion)? E por aí fora até onde a imaginação nos levar! Pode até servir de exercício para os alunos de Inglês e Português. Uma última advertência: encontro acrónimos escritos em letras maiúsculas (AVP: a ver se pega!) ou minúsculas (avp), e até em minúsculas separadas por pontos (a.v.p.), o que me leva a crer que não há uma regra específica on line.
Creio que nada mexe mais com a maior parte dos seres humanos do que a falta de respeito e a má educação. Daí que as crianças comecem desde muito cedo a aprender regras de convivência de modo a tornar a vida mais fácil e agradável para todos. Ora, se na vida real (VR) se criaram regras boa educação, bom comportamento, boa conduta, boa convivência, regras de etiqueta - o que queiram chamar-lhes -, no mundo virtual (MV) elas também existem, na Internet, no email e noutras aplicações afins. Constituem um conjunto de boas maneiras conhecidas por netiqueta ou etiqueta da rede (Netiquette = Net + etiquette) ou etiqueta do email (Email etiquette). O termo mais frequente é, de facto, netiqueta, pois a maioria das regras básicas aplica-se genericamente à Internet e aos serviços da Internet que usem a escrita como meio de expressão. À semelhança de (quase) tudo na vida, baseiam-se em dois princípios fundamentais: o respeito pelo próximo e o bom senso. Embora o email seja um meio de comunicação com cerca de três décadas de existência, a sua divulgação e utilização massificada é muito recente: data do princípio dos anos noventa com o aparecimento da World Wide Web (ou World Wide Wait, como também é conhecida). E se é verdade que ele tem vindo a criar o seu código próprio, esse código ainda é simultaneamente caótico e flexível, reinando uma certa anarquia dentro de uma certa ordem. Se há pessoas que escrevem o texto normalmente com pontuação e emprego correcto de maiúsculas e minúsculas, há outras que escrevem tudo em minúsculas, mesmo depois de um ponto final, incluindo nomes próprios; e outras ainda que escrevem todo o texto em maiúsculas, desconhecendo que, no mundo virtual, isso equivale a gritar com o interlocutor! Por isso, é preciso que as regras/convenções se afirmem e consolidem a sua presença. Creio que é uma questão de tempo. Destaco agora as regras de bom-tom ou convenções mais conhecidas e/ou aconselháveis a que as mensagens electrónicas devem obedecer:
Algumas destas regras baseiam-se em leituras, outras na experiência e outras ainda são da autoria de Arlene Rinaldi. Aconselho a consulta do seu site, The Net: User Guidelines and Netiquette, para ficar com uma ideia mais abrangente destes e de outros aspectos da Netiqueta. [1] Vi-a numa T-shirt que estava à venda no Congresso Tesol 2001. Antecede-a a seguinte frase: Aprenda uma língua, faça uma amizade. A simplicidade e o alcance das duas frases tocaram-me de imediato. Não hesitei em comprá-la! [2] Assim como posso alterar o NIP do cartão Multibanco ou do cartão de crédito, também posso alterar o endereço de email. [3] Os domínios de topo (top domains) ou extensões mais vulgares são: .com ou .co (serviço ou entidade comercial); .edu ou .ac (instituição de Educação); .gov (governo ou entidade governamental); .mil (organização militar); .org (organizações não governamentais ou organizações sem fins lucrativos); .net (redes). [4] De certo modo, este painel equivale ao envelope no correio normal. [5] Neste caso, é preciso ter nomes e endereços já inseridos. Quando já tem uma lista, basta fazer um clique no nome de cada destinatário seguido de um clique no botão Para (To), procedimento que repete o número de vezes equivalente ao número de receptores da mensagem. Por fim, faz um clique no botão OK e volta à janela da mensagem nova, onde vê os nomes das pessoas sublinhados e separados por ponto e vírgula. (Pode ver como dar entrada de nomes e endereços mais adiante no subcapítulo 'O Livro de Endereços'.) [6] Repare que no menu Ferramentas (Tools), Opções (Options), separador Enviar (Send) da caixa de diálogo, está seleccionada a opção Incluir mensagem na resposta (Include message in reply). [7] Maynor, N. "The language of electronic Mail: Written speech?" In Little, G. e M. Montgomery (eds.). Centennial usage studies. American Dialect Society. 1994. 78: 48-54. [8] Van Handle, D. C. e K. A. Corl. "Extending the dialogue. Using electronic mail and the Internet to promote conversation and writing in intermediate level German language courses". CALICO Journal. 1998. 13 (2 & 3): 7-26. [9] Sugiro uma visita ao site de Kaitlin Sherwood, porque, para além do sentido de humor generalizado, tem informação com interesse sobre diversos aspectos do email. [10] Se bem que as frases de Ed Krol, Arlene Rinaldi e Bard Williams revelem sentido de humor até pelo exagero, a mensagem a reter é a necessidade de ter bom senso, pois as mensagens de email podem ser interceptadas e cair em mãos inconvenientes ou mesmo indesejáveis! [11] A maior parte dos programas de email vem configurada por defeito. No caso do Outlook Express, a configuração é de 76 caracteres por linha, embora digam que se pode reduzir para 70 ou 72. |
Página criada em Dezembro 2002
Teresa Almeida d'Eça
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