Teresa Almeida d'Eça

Os fóruns de discussão

As listas de discussão

Os grupos de notícias e discussão: newsgroups

Os nomes dos grupos

Subscrever um newsgroup

Enviar uma mensagem

Responder a uma mensagem

Guardar mensagens para ler off line

Etiqueta dos newsgroups

Como organizar o email: conselhos práticos

Criar uma pasta

Ordenar o conteúdo de uma pasta

Apagar uma mensagem

O Livro de Endereços

Criar uma cópia de segurança

Bib/Webliografia

O que é um endereço electrónico?

Iniciar o Outlook Express

As mensagens

Abrir uma mensagem nova

Enviar uma mensagem

Receber mensagens ou 'ir ver o correio'

Ler as mensagens ou 'abrir o correio'

Responder a uma mensagem

Outras funções do email

Guardar uma mensagem

Imprimir uma mensagem

Eliminar uma mensagem

Reencaminhar uma mensagem

Enviar um ficheiro anexo

Criar uma Assinatura

Inserir uma Assinatura

Particularidades de uma mensagem

Tipo de linguagem

Acrónimos e Emoticons

As regras de boa educação

Os fóruns de discussão: listas de discussão e grupos de notícias e discussão

Desde que comecei a dar aulas que oiço falar no isolamento, na solidão e no individualismo que caracterizam a classe docente e a sala de aula. Infelizmente, tenho constatado que assim é por razões que não interessa aqui invocar dado estarem fora do âmbito deste trabalho. Com o aparecimento das novas tecnologias nas escolas e a constatação do seu potencial comunicativo, o tema tem estado mais em foque. De facto, a ideia que tenho, e que advém de anos de observação, experiência e vivência, é que os professores fazem pouco trabalho conjunto, trocam e partilham poucos materiais, ideias e sugestões, e discutem pouco sobre estratégias úteis e funcionais em termos de aquisição de conhecimentos e de questões comportamentais (infelizmente, cada vez mais na ordem do dia), entre outras. Reconheço que até agora nem sempre tem sido fácil conjugar a disponibilidade individual com a de colegas, como não é fácil reunir as condições para periodicamente fazer reuniões gerais ou de grupo alargado, até pela carga excessiva das inúmeras tarefas adicionais que recaem hoje em dia sobre os professores.

No entanto, desde que o email está à disposição nas escolas e em casa de muitos colegas, passámos a ter um meio de comunicação único, prático, amigável e económico para conversarmos uns com os outros sobre assuntos do nosso interesse comum. Logo, situações como o isolamento, a dificuldade de conjugação de horários ou até a carência de instalações adequadas deixam de ter cada vez menos razão de ser, sobretudo, de servir como desculpa para que certos assuntos, alguns incómodos, não sejam discutidos colectivamente. Para este efeito, podem-se criar listas de discussão de disciplina ou grupo disciplinar, de escola ou grupo de escolas, a nível de país ou internacionalmente, em torno de um qualquer tema de interesse comum. Importante é que as questões sejam discutidas para além dos muros da escola.

O email tanto pode ser usado para comunicar a nível individual, de um para um, de colega para colega, amigo para amigo, como colectivamente, tirando-se dele o maior partido ao criar fóruns, grupos ou listas de discussão de modo a comunicar de um para muitos, ou de muitos para muitos. Estas listas/grupos correspondem aos grupos de interesse que existem em inúmeras associações profissionais com a enorme vantagem de se poder aceder-lhes na escola ou em casa, no conforto do canto de trabalho, quando apetece ou há disponibilidade, visto que a comunicação é assíncrona, ou seja, em diferido, em tempo não real. Cada um pode ler as mensagens, responder ou comentar a seu bel-prazer!

Há dois tipos fundamentais de discussão electrónica colectiva: as listas de discussão (mailing lists) e os grupos de notícias e discussão (newsgroups). A diferença principal entre estes dois recursos da Internet está no 'método de entrega'. Cada um será tratado separadamente de modo a dar uma ideia melhor das semelhanças e diferenças de funcionamento, e do seu potencial. No entanto, darei um destaque especial às listas de discussão, porque subscrevo várias há alguns anos, logo, tenho um conhecimento mais aprofundado. Relativamente aos newsgroups, descreverei apenas os aspectos mais básicos com base numa experiência pessoal muito recente, reduzida e limitada, e em leituras que tenho feito.

As listas de discussão

Uma lista de discussão (mailing list), também conhecida por listserv (nome do servidor da lista e também do software [12] usado para a criar e administrar), corresponde a um intercâmbio permanente de mensagens entre um grupo de pessoas mais ou menos alargado (dezenas, centenas ou milhares!) que comunica entre si por email. Significa isto que o grupo recebe e pode enviar mensagens para levantar questões e transmitir ideias, materiais, conhecimentos, sugestões, estratégias, conselhos práticos, etc, sobre assuntos de interesse comum.  Uma lista assenta na comunicação bidireccional o que, como facilmente se depreende, amplia as potencialidades do email de uma forma muito significativa. Para nós, professores, é ainda um meio excelente de arranjar colaboradores electrónicos em qualquer parte do país ou do mundo.

Como é que nos tornamos membros de uma lista? Primeiro, é preciso decidir que lista pretendemos subscrever. E são tantas as listas à escolha, que o melhor é começar por pedir por pedir uma sugestão a um amigo ou colega, como foi o meu caso; ou fazer uma pesquisa na Web, preferencialmente num portal como o Yahoo (internacional) ou o Sapo (nacional), que são sites organizados por temas e subtemas, o que facilita a tarefa de qualquer principiante ou mesmo veterano; ou, ainda, através de endereços que este ou outros livros, ou revistas da especialidade, fornecem. Depois, é só seguir os procedimentos habituais de uma mensagem de email, embora mais restritos (visto que o campo Assunto fica em branco, lembra-se?). Assim:

• abra uma Nova Mensagem e no cabeçalho preencha unicamente o campo Para com o endereço da lista: <listserv@nomedalista > (ex: listserv@cunyvm.cuny.edu);

• passe de imediato para a área de texto e escreva "Subscribe <nomedalista> <primeironome> <últimonome>" (sem as aspas e os <>), ou seja,

Subscribe  teslca-l  teresa deca

Algumas listas pedem o endereço de email em vez do nome da pessoa, ou seja, a forma pode variar ligeiramente de lista para lista, mas nunca difere muito do exemplo acima. Fundamental é que siga as instruções dadas na página Web que consultar.

Quando finalmente faz um clique em Enviar, deve aparecer uma caixa de diálogo com o seguinte texto: "Esta mensagem não tem assunto. Seleccione OK para enviar" ("This message has no subject. Select OK to send anyway"). Faça isso mesmo. É estranho, porque não é habitual, mas lembre-se que não está a comunicar com um ser humano, apenas com uma máquina chamada computador, que está programada para aceitar comandos específicos.

Na volta do correio, por assim dizer, recebe uma mensagem de boas vindas do respectivo servidor a dizer-lhe que o seu nome/endereço electrónico foi acrescentado à lista, possivelmente a pedir-lhe que confirme a sua adesão e a explicar como fazê-lo, e a fornecer-lhe uma série de instruções a seguir em determinadas situações. É importante que guarde esta mensagem no disco e/ou em papel, pois tem informações extremamente úteis, entre elas, (1) o endereço electrónico para o qual deve remeter as mensagens que deseja publicar na lista, (2) como anular a sua subscrição quando quiser abandonar a lista ou (3) como interromper temporariamente a subscrição (se for de férias, por exemplo) e como retomá-la. Tudo isto faz parte integrante das regras de boa convivência que também são referidas nessa mensagem inicial. Atenção: os endereços para subscrever a lista e para publicar mensagens não são idênticos!

Logo que recebe a confirmação da sua adesão, começa a receber cópias de todas as mensagens enviadas para o servidor da lista, que automaticamente as encaminha para a sua caixa de correio e para a de todos os outros subscritores. Sempre que vai ver o correio, elas são encaminhadas para a sua pasta A receber. Teoricamente, fica habilitado a participar nas discussões ou a fazer um pedido de colaboração para um projecto. Na prática, as regras de etiqueta das listas de discussão sugerem que, durante uns dias ou semanas, seja um participante passivo ou mero observador (lurker), de modo a perceber e a engrenar na filosofia da lista - quais os tópicos mais abordados ou os que não são aceitáveis, se a lista realmente lhe interessa, etc. Uma vez que se sinta ambientado, pode (e deve) começar a participar activamente!

De princípio, pode achar piada receber várias/inúmeras mensagens por dia, dependendo do movimento da(s) lista(s) que subscreveu. Mas à medida que o tempo passa, pode tornar-se incómodo ter a caixa de correio sempre cheia ou inundada. Dou-lhe três sugestões: (1) start small, uma regra de ouro. Comece discretamente. Subscreva uma ou duas listas no máximo; (2) dê tempo para se aperceber do movimento que tem/têm. Se for grande, (3) verifique se existe a possibilidade de subscrever apenas uma listagem diária (digest é a palavra geralmente usada para esta variante) com todas as mensagens do dia anterior, na íntegra e por ordem de chegada. Este tipo de informação pode até estar na mensagem de boas vindas. Se a guardou, já está a ser útil! Se houver esta possibilidade, talvez seja mais prático para si. Em geral, é, quando se pertence a uma série de listas. Por mim falo, pois não tenho uma avalanche de mensagens e mais facilmente consigo ter as leituras em dia e organizadas. Tem um (ligeiro) inconveniente: nem sempre permite responder, comentar ou eventualmente ajudar alguém na hora, em cima do acontecimento (just in time)! A ajuda acaba por surgir umas horas mais tarde, mais ao retardador, mas também não são muitos os casos que não se possa esperar esse tempo!

As listas de discussão têm outras características: podem ser moderadas ou não moderadas. Numa lista moderada, as novas mensagens e as respectivas respostas não seguem directamente para os subscritores. Passam previamente por um moderador (uma espécie de intermediário que filtra os conteúdos), que lê e analisa cada mensagem, e decide se ela é publicada ou não. No caso de não ser publicada, pode haver várias razões: não ter interesse, estar fora do contexto ou do tema geral da lista, ter fins comerciais, ou conter linguagem considerada imprópria. Numa lista não moderada, não existe a figura do moderador. As mensagens são enviadas pelo servidor directamente para as caixas de correio dos subscritores à medida que chegam. Esta informação é geralmente dada na mensagem de boas vindas, aquando do pedido de adesão.

Qualquer professor ou pessoa pode criar a sua própria lista de discussão para pôr um grupo de alunos, colegas ou amigos a comunicar sobre assuntos de interesse comum [13]. Warschauer, Shetzer e Meloni (2000) chamam a atenção para as seguintes opções a considerar quando se pretende criar uma lista de discussão:

• gestão: quem vai gerir a lista? você? outro professor? ou vai ter um aluno ou outro professor como co-gestor?

• subscrição: são os gestores a dar entrada dos nomes dos sócios, ou são os sócios a fazer a subscrição da lista (processo muito comum)? é necessária a aprovação prévia do gestor para cada nova subscrição?

• mensagem de boas vindas: vai ser enviada uma mensagem deste tipo a todos os novos sócios? em caso afirmativo, qual o seu conteúdo? que tipo de informações serão dadas?

• publicação de mensagens: quem vai poder publicar mensagens? apenas os gestores ou qualquer sócio? a lista vai ser moderada ou não moderada, isto é, terão as mensagens de ser aprovadas previamente por um gestor, ou não?

• publicidade: a lista vai ser privada (apenas para sócios convidados - caso de uma lista de uma ou mais turmas para realizar um intercâmbio, por exemplo) ou vai ser pública, isto é, acessível a qualquer pessoa?

• lista de sócios/subscritores: podem os sócios ter acesso aos endereços electrónicos de todos os outros sócios, ou apenas o gestor tem acesso a eles?

• respostas: as respostas às mensagens são, por predefinição, publicadas para todos os sócios, ou apenas enviadas para o autor da mensagem original? (36).

Uma última referência: há listas que funcionam meramente como newsletters (boletins informativos ou de notícias), portanto, a comunicação é unidireccional, fazendo-se do seu proprietário/gestor/moderador para os subscritores. As newsletters [14] são um meio de comunicação muito prático e útil. Falo por experiência, pois subscrevo três que me mantêm actualizada acerca do mundo das novas tecnologias e a sua relação com as áreas da educação, cultura, tecnologias educativas, etc.

Os grupos de notícias e discussão: newsgroups

Os newsgroups são um tipo alternativo de grupo de interesse electrónico, ou fórum de discussão por email, com uma pequena, mas significativa diferença relativamente às listas de discussão: as mensagens ficam armazenadas nos servidores dos newsgroups ou servidores de notícias (news servers), portanto, não são enviados para o computador do utilizador-subscritor. Para as ler, é preciso estar ligado à rede (estar online). No entanto, o newsreader do Outlook Express permite seleccionar as mensagens de interesse e transferi-las para o seu computador, onde ficam guardadas numa pasta que determine para as poder ler em qualquer altura, calma e sossegadamente, e desligado da rede (offline). De qualquer forma, isto não evita um trabalho de pré-selecção antes do download, que provavelmente leva mais tempo do que o download automático das mensagens das listas de discussão para o computador. Mas, atenção: nem todos os fornecedores de email funcionam da mesma maneira!

Estes fóruns têm as mensagens organizadas por tópicos ou assuntos (threads). É uma organização hierarquizada que permite uma leitura mais fluida, porque as mensagens estão arrumadas por tópicos e subtópicos. Como já vimos, têm a vantagem de não interferir com a caixa de correio de cada subscritor. Se para uns este aspecto é vantajoso, para outros pode ser um inconveniente, sobretudo pelo tempo de ligação em rede que pode exigir. No entanto, o programa permite economizar tempo online se fizer o download das mensagens que lhe interessam, o que significa poder fazer delas o que desejar, a seu bel-prazer e de acordo com as suas disponibilidades: editar, copiar uma parte que interesse para um determinado ficheiro, reencaminhar para alguém, apagar, etc. Por outro lado, tem outra vantagem que também representa economia de tempo online: mantém o registo dos itens que o subscritor já viu/leu e apenas lhe apresenta as novas mensagens que chegaram desde a última consulta ao newsgroup (Krol 174).

Os grupos são simultaneamente de divulgação e discussão de notícias, de artigos ou mensagens que são enviados por qualquer utilizador que esteja inscrito. Os diversos subscritores podem participar nas discussões, pedir ajuda sobre algo afim ao assunto do grupo ou divulgar uma notícia de interesse relacionada com o tema do grupo (Lemos 123).

Os newsgroups fazem parte da Usenet (abreviatura de User's Network, ou rede de utilizadores), uma enorme rede de divulgação de artigos escritos por utilizadores comuns que surgiu em 1979 e foi disponibilizada ao público em 1982. O seu crescimento progressivo obrigou a uma reestruturação: os artigos passaram a estar distribuídos por diferentes grupos divididos por temas (Lemos 123).

À semelhança das listas de discussão, os newsgroups também podem ser moderados ou não moderados. Grande parte deles não é moderado, o que lhes confere maior espontaneidade, embora menor qualidade. Daí que seja fundamental ter mais cuidado no tópico escolhido e na forma como é abordado. Embora cada utilizador seja responsável por aquilo que publica, os utilizadores em geral exercem uma certa vigilância para garantir que predomine o bom senso. Por outro lado, como nem toda a informação que é publicada é rigorosa, há sempre quem corrija eventuais falhas. Nos grupos moderados, os artigos têm de ser previamente aprovados, o que assegura um certo nível de qualidade e credibilidade, e confere maior interesse à discussão.

Os nomes dos grupos

Os grupos da Usenet estão divididos em várias hierarquias e sub-hierarquias (categorias e subcategorias). Assim, o nome de um newsgroup consiste numa série de palavras ou nomes de (sub-)hierarquias separadas por pontos (.), começando pela hierarquia mais geral à esquerda e terminando na mais específica à direita (contrariamente ao que se passa nos endereços de email). Assim, o nome

rec.music.rock

indica que se trata de um grupo de recreação/entretenimento, na categoria geral de música e na categoria específica de música rock. Por outras palavras, rec é o tópico ou a categoria mais geral, music é um subtópico de rec, e rock é um subtópico de music (Krol 175).

Há diversas hierarquias/categorias de newsgroups e cada uma aborda um tema mais ou menos específico. Entre outros, existem: alt (âmbito geral), biz (negócios, actividades comerciais), comp (computadores e informática), info (grupo de listas de discussão sobre inúmeros temas), k12 (alunos e professores da pré-primária ao 12. ano), news (informações e notícias da Usenet), rec (actividades recreativas e de lazer, passatempos), schl (comunidade educativa), sci (ciência, pesquisa e aplicações científicas), soc (temas sociais), talk (debates e conversa) e misc (diversos). Todos estes grupos produzem grande tráfego nas redes e ocupam um espaço enorme no servidor, visto que as mensagens ficam lá depositadas. Por isso, o tempo de disponibilidade das mensagens depende do critério do administrador e do espaço disponível (Krol 176-79). Moral da história: quando encontra mensagens com interesse para si ou o seu trabalho, o melhor é transferi-las logo para o computador não vá o diabo tecê-las! De resto, não é só neste campo que a informação desaparece. Grande parte da informação pode ser, e é, efémera em toda a Internet.

"A hierarquia pt é uma hierarquia de grupos locais distribuída essencialmente pelos fornecedores de acesso à Internet que operam em Portugal. . ., mas estes grupos podem ser distribuídos por pontos de distribuição fora de Portugal, desde que algum distribuidor se disponibilize a fazê-lo. . . . Em qualquer altura, podem ser criados ou removidos novos grupos da hierarquia pt como em qualquer hierarquia" (Lemos 128).

Subscrever um newsgroup

Para fazer a inscrição num newsgroup, precisa de iniciar o newsreader, um programa que pode ser activado a partir do Outlook Express [15] e que lhe vai permitir três coisas: aceder ao servidor da Usenet disponibilizado pelo fornecedor de acesso à Internet (ISP) de cada utilizador para poder ter acesso à lista dos grupos disponíveis; ler as mensagens publicadas no(s) grupo(s) escolhido(s); e participar nas discussões.

Como a escolha é enorme, pode ser conveniente ter uma noção antecipada dos grupos que se dedicam ao(s) tema(s) do seu interesse. Talvez convenha aceitar sugestões de amigos, ou usar o Google Groups (groups.google.com) para fazer uma busca relativa a um determinado tópico. Ou então, ver "[a] categoria newsgroup news [que] dispõe de uma quantidade de informações sobre como começar a trabalhar com os newsgroups. . . Pode ter grandes benefícios se ler os artigos do grupo news.announce.newusers [16] antes de proceder à colocação de artigos, e a leitura dos artigos do grupo news.answers pode ser útil para informações sobre um grupo em que esteja interessado. . . Foram escritos por veteranos e contêm conselhos sobre participação em newsgroups. . ." (Cox 102). Mais adiante, Cox aconselha a que, sempre que consultar o conteúdo de um newsgroup pela primeira vez, procure o subtópico answers para tomar conhecimento daquilo que é abordado e das regras de participação (106).

A primeira vez que funcionei com o newsreader, comecei por fazer a ligação ao ISP e abrir o Outlook Express na pasta Outlook Express (a primeira da lista de pastas). Depois, fiz um clique no menu Ferramentas (Tools) seguido de outro clique em Newsgroups. Abriu-se a caixa Subscrições de newsgroups (Newsgroup subscriptions). Nem tive tempo de ver e pensar no que fazer a seguir. O próprio programa abriu a caixa de diálogo "A transferir newsgroups" ("Downloading newsgroups from [nome do servidor]") e apareceu uma mensagem a dizer que se estava a proceder ao download da lista de newsgroups disponíveis no servidor do fornecedor, procedimento que tem lugar apenas na primeira vez que se liga aos newsgroups. Avisou ainda que podia levar uns minutos. Fui esperando. Creio que carregou para cima de 35 mil grupos!

Terminada a transferência da lista, o campo Newsgroup estava repleto de nomes de grupos por ordem alfabética. Olhei com olhos de ver para a caixa de diálogo Subscrições de newsgroups e vi o campo Mostrar os newsgroups que contêm (Display newsgroups which contain). Resolvi escrever 'ensino'. Apareceu uma longa lista de grupos. Escolhi um relacionado com email projects.

Fiz um clique no botão Subscrever (Subscribe), no lado direito da caixa, e depois cliquei em Ir para (Go to). Pela primeira vez, apareceu uma janela com um layout familiar, pois tinha muitas semelhanças com a do email. Era a janela do Outlook Express para newsgroups e continha uma lista de mensagens (algumas das quais em caracteres chineses!) no Painel de cabeçalho. Escolhi duas ou três mensagens pelo assunto. Quando fiz um clique na primeira para a seleccionar e ler, apareceu uma mensagem no Painel de pré-visualização (localizado logo abaixo do painel de cabeçalho, tal como no email) a dizer que o conteúdo dos artigos/mensagens não estava no computador, por isso, tinha de fazer o download por intermédio de um clique. Assim fiz, uma a uma, e constatei que não era grupo que me interessasse: viagens de férias e sites eróticos! Como é fácil enganarmo-nos! Será que foi por estar na hierarquia alt? De facto, foi muito estranho! Recordei-me de avisos que aparecem em certos filmes e séries, e pensei: "Qualquer semelhança entre projectos educativos de email e férias/erotismo é pura coincidência!"

Senti-me perdida no meio de tanta escolha, mas de repente lembrei-me das leituras que tinha feito, fui revê-las e achei melhor fazer aquilo que aconselhavam no Manual Prático do IE5: escolher o grupo news (102). A listagem era muito longa, por isso, tentei reduzi-la escrevendo o nome do grupo: news.announce.newusers. Apareceram três mensagens: uma de boas vindas, outra sobre o que são os newsgroups e como funcionam, e a terceira relativa a perguntas comuns sobre como usar newsgroups. Comecei a sentir-me em casa, em território conhecido. Imprimi logo as três! Têm informações breves e com interesse.

Resta-me chamar a atenção para um aspecto: pode-se anular uma subscrição num grupo em qualquer momento. Seleccione-o e faça um clique no botão Anular subscrição (Unsubscribe) da caixa de diálogo Subscrições de newsgroups.

Enviar uma mensagem

Como utilizadora inexperiente que pretendia mandar a sua primeira mensagem, decidi seguir o conselho de mandar uma 'mensagem de teste'. Existem grupos propositadamente para este efeito, de modo a não incomodar e fazer perder tempo aos utilizadores de outros grupos. O meu servidor tem, pelo menos, os grupos misc.test, misc.test.moderated, alt.test, e muitas variantes deste. Como já estava um pouco de pé atrás em relação à hierarquia alt, escolhi a hierarquia misc.

Preparar e enviar uma mensagem para um grupo é como enviar um email. Em rede, com o grupo misc.test ainda activo na janela do Outlook Express, cliquei no botão Nova Mensagem (New Post). Abriu-se uma janela muito semelhante à de uma nova mensagem de email, com o nome do newsgroup seleccionado já inserido no campo Newsgroups, e outros elementos do cabeçalho também já preenchidos pelo programa, mas que estavam ocultos. Escrevi o assunto no respectivo campo e premi Tab para passar para a área de texto. Escrevi algo simples como "Este é o meu primeiro artigo. É um teste." Depois, cliquei em Enviar (Send) na barra de ferramentas. (Se estivesse a trabalhar offline, teria feito um clique em Enviar mais tarde (Send Later) no menu Ficheiro. Quando a mensagem é enviada, mais cedo ou mais tarde, ela aparece no respectivo newsgroup e dá início a um novo tópico. "O processamento dum artigo por parte dum servidor da Usenet pode não ser feito imediatamente. . . Por uma questão de eficiência, muitos servidores da Usenet só processam e redistribuem os artigos recebidos algumas vezes por dia. Este é o motivo pelo qual a distribuição dos artigos por toda a Usenet pode demorar horas ou mesmo dias" (Lemos 141).

Assim sendo, this is not my cup of tea! Não me identifico nada com um meio de comunicação da Internet que pode, em termos relativos, andar a passo de caracol.

Responder a uma mensagem

Pode responder a uma mensagem de duas maneiras: em público ou em privado, por intermédio do email. Se aquilo que vai dizer tem interesse para os utilizadores em geral, deve responder publicamente. Se tiver apenas um interesse pessoal, deve responder a título individual, para o utilizador em questão, para não ocupar o tempo das restantes pessoas.

Para responder em público,

• seleccione a mensagem no Painel de cabeçalho;

• clique em Responder ao Grupo (Reply Group) na barra de ferramentas (repare que a palavra/frase do Assunto vem precedida de Re:);

• escreva o seu texto acima do texto original que foi inserido automaticamente pelo programa;

• clique em Enviar (Send).

Para responder em privado,

• seleccione o artigo no Painel de cabeçalho;

• clique em Responder ao Remetente (Reply) na barra de ferramentas;

• escreva o seu texto acima do texto original que foi inserido automaticamente pelo programa;

• clique em Enviar (Send).

Guardar mensagens para ler offline

Como já vimos, se tem uma ligação de acesso telefónico à Internet, tem todo o interesse em poupar tempo online. Por isso, faça o download dos artigos que podem ter interesse para si. Uma vez offline, pode guardar em ficheiro as mensagens que entender.

No painel de cabeçalho, seleccione a mensagem. No menu Ficheiro, clique em Guardar como. Dê-lhe o nome que entender e guarde-a como Ficheiros de texto (Text Files) na respectiva pasta. Está pronto a ser aberta em qualquer programa de processamento de texto para ser lida ou consultado quando precisar.

Etiqueta dos newsgroups

Os newsgroups têm regras de boa convivência [17] muito parecidas com as das listas de discussão. Entre elas, destaco:

• passar uns dias a observar passivamente (lurking) o conteúdo e estilo do newsgroup de modo a ambientar-se e a sentir-se à-vontade para começar a participar;

• dar uma vista de olhos pela secção FAQ (frequently asked questions), ou perguntas mais frequentes, da lista que vai subscrever - evita fazer perguntas desnecessárias, por vezes já muito batidas;

• seguir as orientações definidas pelo moderador ou administrador da lista;

• ter em mente que muitas destas listas são subscritas por pessoas de diversas nacionalidades, por isso, é importante explicar qualquer referência de tipo nacional, regional ou local que possa ser desconhecida ou causar dúvida;

• não usar linguagem abusiva, ofensiva, ameaçadora ou mal-educada, pois estas discussões são públicas e, acima de tudo, pretendem ser construtivas;

• fazer perguntas e comentários relevantes para a discussão;

• verificar se deve dar uma reposta individual (para o emissor) ou colectiva (para toda a lista);

• suspender o correio quando se ausentar por um período mais longo (superior a 1-2 semanas) e retomá-lo logo que regresse - duas mensagens muito simples, uma antes da partida e a outra após a chegada, resolvem a situação;

• citar o texto do emissor estritamente necessário à mensagem de resposta para não a alongar demasiado;

• tentar manter as mensagens relativamente curtas; quando são mais longas, fazer um aviso do tipo 'mensagem longa' a seguir ao assunto;

• pedir que respondam directamente para si, não para a lista, sempre que puser uma questão de interesse pessoal. Pode até dizer que, no final, enviará para a lista um resumo das ideias mais importantes que recebeu;

• indicar o nome da(s) lista(s) e pedir desculpa por qualquer repetição no caso de enviar a mesma mensagem para mais de uma lista (crossposting);

• guardar a mensagem inicial da sua aceitação na lista, que contém diversos endereços para diferentes fins, além de outras informações valiosas que evitam enviar mensagens para onde não se deve.

Há outras facetas dos newsgroups que ficam de fora até para que o leitor possa fazer alguma exploração individual, pois não há nada como 'deitar mãos à obra' para aprender! Um aspecto agradável dos newsgroups é a semelhança com o email. Para quem tenha prática com este meio de comunicação, mais fácil será aprender a funcionar com aquele.

Como organizar o email: conselhos práticos

Os programas de email, concretamente o Outlook Express, vêm com uma lista de pastas predefinidas:

• A receber (Inbox), para onde vão as mensagens que recebemos;

• A enviar (Outbox), para onde vão as que estão prontas para seguir para o destino;

• Itens enviados (Sent items), onde podem ficar cópias das mensagens que já seguiram (desde que o programa esteja configurado para isso);

• Itens eliminados (Deleted items), para onde vão as mensagens que apagamos (é aconselhável despejar esta pasta de vez em quando); e,

• Rascunhos (Drafts), onde devem ficar as versões de mensagens que não são escritas de uma assentada quer por falta de tempo, quer por exigirem maior reflexão.

Mas depressa concluímos que estas pastas não chegam e sentimos necessidade de criar outras de natureza pessoal.

Criar uma pasta

A criação de uma nova pasta é extremamente fácil. Tem duas opções: através do menu Ficheiro ou do botão direito do rato. Comecemos pela primeira opção:

• seleccione o directório Pastas Locais (Local Folders) na lista de pastas;

• clique no menu Ficheiro (File) e depois em Pasta (Folder): abre-se uma nova caixa com diversas opções;

• clique em Nova (New) e abre-se a caixa Criar Pasta (Create Folder). No campo Nome da pasta (Folder name), escreva o nome que pretender: avp (a ver se pega!);

• clique em OK.

Através do rato:

• clique em Pastas Locais (na lista de pastas) com o botão direito: abre-se um menu;

• clique na opção Pasta Nova (New Folder) e abre-se a caixa de diálogo Criar Pasta;

• escreva o nome que pretender na caixa de texto por baixo de Nome da Pasta (avp: a ver se pega!);

• clique em OK.

Em qualquer das opções, repare que a nova pasta avp foi inserida logo a seguir às pastas predefinidas. Seguindo um destes procedimentos, pode criar quantas pastas desejar, que vão sendo inseridas por ordem alfabética logo a seguir às pastas predefinidas. Pode também criar subpastas, o que dá muito jeito. Para o fazer, basta seleccionar a pasta onde deseja criar uma ou mais subpastas e seguir um dos procedimentos indicados acima. Uma boa organização do seu correio é uma enorme ajuda quando precisa de procurar mensagens enviadas ou recebidas. No meu caso, por exemplo, há muito que arquivo mensagens sobre email ou assuntos afins, de que me sirvo para consulta. Para tal, criei a pasta Email project.

Ordenar o conteúdo de uma pasta

Dentro da cada pasta pode ter as mensagens ordenadas de diversas maneiras. Faça um clique no menu Ver (View) e depois em Ordenar Por (Sort By). Aí encontra diversas opções: De (From: altera a ordem alfabética de todas as mensagens da pasta), Assunto (Subject), Recebido (Received: refere-se à data). Ou ainda, Anexo (Attach), Prioridade (Priority), Bandeira (Flag: para chamar a atenção), Observar/Ignorar (Watch/Ignore: para se manter atento ao assunto, ou ignorá-lo). As duas últimas opções da lista são Ordenar por ordem ascendente (Sort Ascending) e Ordenar por ordem descendente (Sort Descending). Só pode seleccionar uma opção de cada vez. Por definição, as mensagens estão arrumadas por data de recepção e ordem ascendente, mas qualquer das opções pode ser alterada sempre que lhe convenha.

Apagar uma mensagem

Apagar ou eliminar o conteúdo de ficheiros é uma forma bem eficaz de limpar e organizar as pastas. Há três opções, qual delas a mais fácil:

• seleccione a mensagem que quer anular e prima a tecla Del; ou,

• seleccione a mensagem que quer eliminar, faça um clique no menu Editar (Edit) e outro na opção Anular (Delete); ou,

• seleccione a mensagem que quer apagar, prima no botão direito do rato e depois faça um clique na opção Eliminar.

Qualquer destas opções faz com que o ficheiro seja automaticamente transferido para a pasta Itens eliminados (Deleted items). Se verificar que fez confusão e apagou um ficheiro que não devia, pode ir recuperá-lo e movê-lo para a pasta original.

Se pretende eliminar uma série de mensagens seguidas, seleccione a primeira com um clique do rato e, carregando na tecla Shift, clique em cima da última mensagem a eliminar. Depois, siga um dos procedimentos que acabei de descrever (aquele que for mais fácil ou cómodo para si). Caso deseje eliminar mensagens intercaladas, seleccione a primeira. Depois, prima a tecla Ctrl enquanto faz um clique em cada uma das outras mensagens que pretende apagar. Quando estiverem todas seleccionadas, siga o procedimento que preferir.

Se é das pessoas que arruma ou destrói as mensagens à medida que chegam, é natural que não acumule correio desnecessário. Se é como eu, que tenho a mania de guardar tudo, ou quase, com receio de vir a precisar (não é defeito, é feitio!), há uma coisa que pode fazer. De tempos a tempos (nem que seja uma/duas vezes por ano), faça uma arrumação ou limpeza geral das pastas, pois há sempre tendência para acumular correio sem interesse que ocupa espaço no disco que pode ser necessário para outras coisas.

O Livro de Endereços

Uma boa organização dos endereços electrónicos é uma prioridade, pois facilita muitíssimo a nossa vida. Manter o Livro de Endereços (Address Book) actualizado é uma necessidade absoluta. E é tão fácil. Até pode pôr o programa de correio electrónico a fazê-lo por si, caso receie esquecer-se!

O Livro de Endereços pode ter entradas/fichas individuais ou de grupo. Vamos começar pelas individuais, pois são certamente as mais requisitadas pelo utilizador comum de email. Abra o Outlook Express e:

• clique no menu Ferramentas (Tools) e depois na opção Livro de Endereços (Address Book) para abrir a caixa Livro de Endereços - Identidade Principal (Address Book - Main Identity);

• prima no botão de comando Novo (New) (localizado à esquerda) e de seguida na opção Novo Contacto (New Contact); ou, seleccione o menu Ficheiro e clique em Novo Contacto para abrir a caixa de diálogo Propriedades (Properties);

• preencha os campos que pretender sobre a identidade da pessoa - primeiro nome, apelido ou mesmo uma alcunha. Passe de campo para campo com a tecla Tab ou fazendo um clique em cada campo a preencher;

• preencha o endereço de correio electrónico e, depois de verificar que está correcto, clique no botão Acrescentar (Add) à direita;

• preencha as informações pessoais, profissionais ou outras premindo nos respectivos separadores e completando os campos que entender;

• prima OK quando tiver terminado.

Repare que a sua primeira entrada aparece de imediato na caixa de diálogo Livro de Endereços - Identidade Principal.

Abrir uma ficha de grupo é mais prático e simples quando já se tem uma série de entradas no Livro de Endereços, mas não é obrigatório que assim seja, pois as duas acções podem ser feitas em simultâneo. Partindo do princípio que já tem as fichas das pessoas que quer reunir num grupo,

• clique no menu Ferramentas e depois na opção Livro de Endereços para abrir a caixa Livro de Endereços - Identidade Principal;

• prima no botão de comando Novo (à esquerda) e de seguida na opção Novo Grupo (New Group), ou seleccione o menu Ficheiro e clique em Novo Grupo, para abrir a caixa de diálogo Propriedades;

• escolha o separador Grupo (Group) e preencha o campo Nome do Grupo (Group Name);

• clique em Seleccionar Membros (Select Members), à direita do campo Membros do Grupo (Group Members), para abrir a caixa Seleccionar Membros do Grupo (Select Group Members);

• corra o campo da sua lista de endereços, no lado esquerdo da caixa, e sempre que encontre um nome a integrar no grupo, seleccione-o e depois faça um clique no botão Seleccionar (Select). O nome dá logo entrada no campo Membros (Members), localizado à direita;

• repita este procedimento até ter todos os nomes que pretende no grupo; por fim,

• clique em OK.

Nesse momento, aparece-lhe a caixa de diálogo Propriedades respeitante ao grupo acabado de criar, que lhe permite ainda adicionar entradas ao seu grupo de três maneiras diferentes:

• escrevendo o Nome (Name) e o Endereço de email (E-mail) nos respectivos campos em baixo (é a única modalidade diferente daquelas que acabámos de ver);

• premindo o botão Seleccionar Membros e seguindo os respectivos procedimentos; ou,

• criando um novo contacto no livro de endereços através do botão Novo Contacto, que lhe abre a caixa de diálogo Propriedades, que é preenchida com os dados necessários.

Logo que o grupo esteja completo, clique em OK e repare que o nome do grupo é acrescentado, a negrito (bold), ao Livro de Endereços. A partir desse momento, sempre que desejar enviar uma mensagem para todos os elementos do grupo (sejam eles dez, cem, mil, dez mil, ou mais!), basta fazer um clique no nome do grupo (que vai manter a formatação a negrito) para preencher o campo Para. Já pensou o que era dar entradas individuais e manuais para todos os membros de uma sociedade, associação, etc., em cada mensagem?!

Uma última advertência: sempre que precisar, pode introduzir alterações em qualquer dos campos de uma ficha individual ou de grupo, como pode acrescentar ou retirar nomes às fichas de grupo, ou mudar o nome do grupo.

Criar uma cópia de segurança

Creio que uma das regras mais básicas e elementares a seguir quando se trabalha com um computador é ter cópias de segurança (backups) de todos os ficheiros que interessam. E, se forem como eu, até guardam as diversas versões que fazem! Já tenho perguntado a mim própria "Porquê chegar a este ponto?", mas acabo sempre a pensar que um dia me podem fazer jeito. Comentários à parte, a realidade é que muitas pessoas não fazem habitual e regularmente cópias de segurança dos seus trabalhos, nem tão-pouco vão guardando os documentos periodicamente à medida que o trabalho se desenrola e, mais tarde ou mais cedo, arrependem-se! Ainda há dias, já no final de um grande temporal de chuva e trovoada fortes na zona de Lisboa, houve faltas de corrente. O telefone tocou e era uma prima a perguntar como podia recuperar um ficheiro em que estava a trabalhar e do qual tinha acabado de perder grande parte, pois tinha-o guardado pela última vez uma hora antes de faltar a electricidade. Porquê cair nesta situação?! É tão fácil configurar as aplicações para guardarem automaticamente os documentos de tantos em tantos minutos!

De facto, tudo é relativo. Se para uns, os ficheiros podem ter pouco valor, para outros, eles representam horas de trabalho e dedicação pessoal, daí que tenham sempre um valor dificilmente mensurável. A este propósito, não posso deixar de incluir um episódio muito curioso que Nicholas Negroponte conta no seu livro Being Digital e que serve perfeitamente para ilustrar o valor da informação que se pode ter num computador, ou melhor, a relatividade das coisas. Estava ele a chegar à sede de um dos cinco maiores fornecedores de circuitos integrados do mundo, quando, na recepção, lhe pediram que preenchesse uma ficha. Enquanto o fazia, a recepcionista perguntou-lhe se ele trazia consigo um computador, ao que ele respondeu que trazia um portátil. Então, ela pediu-lhe o modelo, o número de série e o seu valor. "Aproximadamente entre um e dois milhões de dólares," respondeu Negroponte. "Ah, isso é impossível," respondeu ela. Depois de observar o computador, atribuiu-lhe o valor de dois mil dólares, verba que registou na ficha. Ora bem, o valor que Negroponte lhe atribuía não tinha nada a ver com o valor de venda do equipamento (os tais átomos), mas sim com a informação (os bits) de valor quase incalculável que o portátil continha (11-12)!

Quando faço cópias de segurança de documentos Word, Excel ou PowerPoint, gravo pasta a pasta quando não me lembro da data em que fiz a última cópia. Isto para evitar perder ficheiros que possam ainda ser úteis. Mas quando me lembro de anotar a data da última cópia de segurança na disquete ou Zip drive, limito-me a copiar os ficheiros abertos após essa data. Uma cópia de segurança é uma coisa fácil de fazer, mas no caso do email nunca consegui fazer pasta a pasta. Só consigo fazer seguindo um processo um pouco diferente do normal, que consiste naquilo a que chamo uma gravação global ou cópia global, pois tenho de gravar o conteúdo de todo o subdirectório Outlook Express que, por sua vez, está dividido nas diversas pastas que lá temos. Já por duas ou três vezes que tentei fazer a cópia de segurança pasta a pasta, mas nada consegui. Continuo sem saber se é exequível, pois ainda ninguém me soube dar uma resposta concreta, nem indicar um processo mais simples ou inovador. Pus a questão em listas de discussão, a amigos entendidos em informática, até a um elemento da Microsoft Portugal que nunca me respondeu. Não deve ser um problema transcendente, mas, à falta de um método alternativo, aqui deixo aquele o único que conheço e que funciona.

Assim, para fazer uma cópia de segurança do seu directório email, vá ao Explorador do Windows e faça um duplo clique na pasta Windows. Repare que se abrem uma série de subpastas. Seleccione a subpasta Application Data, depois Identities, Microsoft e, por fim, Outlook Express. No painel de visualização, à  direita, vê os nomes de todas as pastas que vêm por predefinição e aquelas que foi criando ao longo do tempo. Mantenha a subpasta Outlook Express seleccionada, vá ao menu Editar (Edit) e clique em Copiar (Copy). Seleccione a drive para onde pretende transferir a cópia de segurança (A: para disquete; mas também pode usar uma Zip drive ou um CD noutra drive), volte ao menu Editar e clique em Colar (Paste). Depois, é só esperar que o processo de transferência termine. Pode ser mais ou menos rápido dependendo do dispositivo em que está a gravar.

Caso não deseje fazer uma cópia de segurança de todas as suas mensagens, pode ir guardando mensagem a mensagem, à medida que as recebe, na pasta que pretender. Para tal,

• seleccione a mensagem;

• vá ao menu Ficheiro (File) e clique em Guardar Como (Save As);

• faça as opções na caixa de diálogo Guardar Mensagem Como (Save Message As) que se abre: escolha a pasta onde vai gravar, o nome do ficheiro e o tipo do ficheiro;

• clique em OK.

A informação que vamos recolhendo ao longo do tempo e o trabalho que fazemos no computador merecem o nosso máximo respeito, por isso, devemos criar o hábito de fazer cópias periódicas em disquete (quase em desuso até pela reduzida capacidade), ou em Zip drive (capacidade bastante grande), ou em CD (capacidade enorme); ou ainda, como certamente será o caso de Negroponte, que trabalha no M.I.T., num computador-servidor.

Tenho o hábito de fazer actualizações periódicas das minhas cópias de segurança, porque dou valor ao trabalho que faço. E receio perdê-lo, pois pode representar horas, dias, semanas, meses de trabalho! Habitue-se a fazer o mesmo antes de ter algum dissabor bem amargo. Mais vale prevenir que remediar! E já agora, para lhe facilitar a tarefa, ponha a data na etiqueta do dispositivo no final de cada actualização, pois assim, da próxima vez, só precisa de fazer cópias dos ficheiros criados ou modificados depois dessa data. Sei que não descobri a pólvora (!), mas é um conselho prático e útil, que poupa tempo e trabalho. Nem sempre assim fiz e sei como era aborrecido estar sempre a copiar tudo de novo.

Bib/Webliografia

Cox, Joyce, Ted Cox, e Eric Heydrick. Manual Prático do Internet Explorer 5. Lisboa: Texto Editora, 1999.

Krol, Ed, e Paula Ferguson. The Whole Internet for Windows 95: User's Guide and Catalog. Sebastopol, CA: O'Reilly, 1995.

Lemos, Manuel. Estar na Internet. Lisboa: McGraw-Hill, 1998.

Negroponte, Nicholas. Being Digital. New York: Vintage, 1996.

Rinaldi, Arlene. The Net: User Guidelines and Netiquette.

Sherwood, Kaitlin Duck. A Beginner's Guide to Effective Email.

Shroeder, Anne E. "Re: listing of country codes". Email para Teresa Almeida d'Eça. 14 Mai. 2001.

Warschauer, Mark, Heidi Shetzer, e Christine Meloni. Internet for English Teaching. Alexandria: TESOL, 2000.

Williams, Bard. The Internet for Teachers. Chicago, IL: IDG Books, 1995.